Công ty nợ BHXH và dừng hoạt động, người lao động chốt sổ thế nào?

Doanh nghiệp nợ bảo hiểm xã hội (BHXH) rồi ngừng hoạt động là tình huống khiến nhiều người lao động gặp khó khăn khi chốt sổ, gộp sổ hoặc giải quyết các chế độ BHXH. Tuy nhiên, pháp luật hiện hành đã có hướng dẫn để bảo đảm quyền lợi của người lao động trong những trường hợp này.
Trường hợp của bà Nguyễn Thị Lan Anh, công nhân lao động tại TP. Hà Nội là một ví dụ. Bà đã tham gia BHXH tại Công ty Inox Hòa Bình từ tháng 7.2010 đến tháng 5.2012. Sau khi công ty cho nghỉ việc và dừng hoạt động sản xuất, kinh doanh, do doanh nghiệp còn nợ tiền BHXH nên quá trình tham gia của bà chưa được chốt sổ.
Từ tháng 6.2012 đến năm 2024, bà tiếp tục làm việc tại một doanh nghiệp khác và tham gia BHXH thêm 12 năm. Tuy nhiên, việc chưa chốt được sổ tại công ty cũ khiến bà chưa thể gộp hai sổ BHXH, ảnh hưởng đến quá trình giải quyết các chế độ và quyền lợi về sau.
 
Giải đáp vấn đề này, Bảo hiểm xã hội TP. Hà Nội cho biết, theo dữ liệu cơ quan BHXH đang quản lý, Công ty Inox Hòa Bình đã dừng hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Theo khoản 2 Điều 26 Nghị định số 158/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động được xác định là không còn khả năng đóng BHXH khi thuộc một trong các trường hợp như đã có quyết định tuyên bố phá sản của Tòa án, đang làm thủ tục phá sản hoặc giải thể, bị cơ quan thuế xác định không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký, bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc không còn người đại diện theo pháp luật.
Bên cạnh đó, Công văn số 2962/BHXH-QLT ngày 13.11.2025 của BHXH Việt Nam cũng hướng dẫn việc xác nhận thời gian đóng BHXH đối với người lao động tại các đơn vị không còn khả năng đóng bảo hiểm trước ngày 1.7.2024.
Theo hướng dẫn này, người lao động cần đến cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp trước đây tham gia đóng BHXH để đề nghị xác nhận quá trình đã đóng đến thời điểm doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ đóng BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
Sau khi được cơ quan BHXH xác nhận thời gian tham gia, người lao động có thể thực hiện thủ tục gộp sổ BHXH và nộp hồ sơ tại đơn vị đang tham gia BHXH hoặc trực tiếp tại cơ quan BHXH quản lý theo quy định.
Các chuyên gia khuyến nghị, khi phát hiện doanh nghiệp chậm đóng hoặc nợ BHXH, người lao động nên thường xuyên kiểm tra quá trình tham gia trên ứng dụng VssID hoặc các kênh tra cứu chính thức của cơ quan BHXH để kịp thời phản ánh, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.
Việc chủ động liên hệ cơ quan BHXH ngay khi doanh nghiệp ngừng hoạt động sẽ giúp hạn chế những vướng mắc trong quá trình chốt sổ, gộp sổ và giải quyết các chế độ an sinh sau này.