Hướng dẫn thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội theo quy định mới nhất

Người lao động có từ 2 sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) trở lên nên chủ động thực hiện thủ tục gộp sổ để thống nhất quá trình tham gia BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), hạn chế vướng mắc khi giải quyết các chế độ sau này.
Theo quy trình mới được BHXH Việt Nam ban hành tại Quyết định số 366/QĐ-BHXH ngày 29.4.2026, BHXH cơ sở có trách nhiệm thực hiện việc gộp sổ BHXH, điều chỉnh thông tin, xác nhận quá trình đóng và trả kết quả cho người tham gia.
Có 2 sổ BHXH trở lên cần làm gì?
Sổ BHXH là căn cứ ghi nhận thông tin nhân thân, quá trình đóng, hưởng và giải quyết các chế độ BHXH của người lao động. Trường hợp một người được cấp từ 2 sổ BHXH trở lên, người lao động nên thực hiện gộp để toàn bộ quá trình được quản lý thống nhất trên cơ sở dữ liệu BHXH.
Đáng chú ý, từ năm 2026, BHXH đẩy mạnh sử dụng sổ BHXH điện tử. Người tham gia có thể sử dụng sổ điện tử để giải quyết các chế độ BHXH, BHTN thông qua VNeID mức độ 2, VssID hoặc email theo quy định.
Hồ sơ gộp sổ BHXH gồm những gì?
Theo Quyết định 366/QĐ-BHXH, người lao động cần chuẩn bị 1 bộ hồ sơ, gồm:
- Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT theo Mẫu TK1-TS;
- Các sổ BHXH bản giấy đề nghị gộp, nếu có;
- Giấy tờ liên quan khác trong trường hợp đồng thời có yêu cầu điều chỉnh, bổ sung thông tin.
Trường hợp người lao động chỉ có dữ liệu điện tử mà không còn sổ giấy thì việc xử lý được thực hiện trên cơ sở dữ liệu của cơ quan BHXH. Người lao động đang làm việc có thể nộp hồ sơ thông qua đơn vị sử dụng lao động hoặc trực tiếp tại cơ quan BHXH. BHXH cơ sở hiện được giao thực hiện việc gộp sổ BHXH trong phạm vi thẩm quyền.
Ngoài hình thức trực tiếp, người tham gia có thể thực hiện thủ tục bằng phương thức điện tử hoặc sử dụng dịch vụ bưu chính theo quy định. Việc đẩy mạnh giao dịch điện tử nhằm tạo thuận lợi cho người lao động, giảm thời gian đi lại và giấy tờ.
Hồ sơ chưa đầy đủ, người lao động được thông báo trong 3 ngày
Sau khi tiếp nhận, cơ quan BHXH sẽ kiểm tra, đối chiếu thông tin trên hồ sơ với dữ liệu đang quản lý.
Nếu hồ sơ hoặc dữ liệu chưa đầy đủ, chưa chính xác, cơ quan BHXH có trách nhiệm hướng dẫn người tham gia bổ sung, hoàn thiện hoặc trả lại hồ sơ kèm lý do. Thời gian thông báo không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.
Điều này giúp người lao động sớm biết hồ sơ còn thiếu gì để hoàn thiện, tránh phải chờ đợi kéo dài.
Có thời gian đóng trùng sẽ được xử lý thế nào?
Đây là vấn đề người lao động cần đặc biệt lưu ý khi có nhiều sổ BHXH.
Nếu thời gian đóng trên các sổ không trùng nhau, cơ quan BHXH sẽ gộp toàn bộ quá trình đóng vào dữ liệu BHXH của người lao động.
Trường hợp các sổ có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau, cơ quan BHXH sẽ đối chiếu, xử lý phần thời gian đóng trùng và thực hiện hoàn trả tiền đóng trùng theo quy định. Quy trình gộp sổ được BHXH Việt Nam hướng dẫn nhằm bảo đảm dữ liệu quá trình tham gia của người lao động được thống nhất.
Do đó, người lao động không nên tự ý bỏ một sổ hoặc cho rằng thời gian đóng trùng sẽ tự động được cộng dồn. Cần để cơ quan BHXH kiểm tra và xử lý chính thức.
Sau khi gộp, nhận kết quả bằng cách nào?
Sau khi hồ sơ được giải quyết, thông tin quá trình tham gia BHXH được cập nhật trên hệ thống dữ liệu của ngành BHXH. Với trường hợp đăng ký nhận bản điện tử, người tham gia có thể nhận và quản lý thông tin sổ BHXH điện tử qua VNeID mức độ 2, VssID hoặc email.
Nếu có nhu cầu sử dụng sổ BHXH bản giấy, người tham gia thực hiện theo hình thức nhận kết quả đã đăng ký.
Người lao động có từ 2 sổ BHXH trở lên nên chủ động kiểm tra thông tin trên VssID và cơ sở dữ liệu BHXH. Nếu phát hiện có nhiều mã số hoặc quá trình đóng chưa được thống nhất, cần sớm liên hệ đơn vị đang làm việc hoặc cơ quan BHXH để thực hiện gộp sổ. Việc này giúp bảo đảm đầy đủ quá trình đóng BHXH, BHTN và thuận lợi khi giải quyết các quyền lợi về ốm đau, thai sản, thất nghiệp, hưu trí hoặc các chế độ khác sau này.